ここでは、英文Ｅメールの本文内での書き方について解説をしていきます。これは、読み手にとって内容が分かりやすいＥメールを書くときに大事な考え方となります。
英文Ｅメールは書き出し、主文、結論の３構成で書く
メールを書くときは、書き出しと主文、そして結論の３つを意識することが大切です。これにより、すっきりした内容のメールを書くことができます。それでは、１つ１つ詳しく説明します。
・書き出し
これは簡単な挨拶などを書いてください。初めての人に送る場合は、あなたの自己紹介も含むことが大切です。もし相手に送ることが２回目以降のときは、簡単な挨拶やメールのお礼などを書きます。
場合によっては、謝罪やメールの用件なども書いてください。それにより、相手は「このメールは何についてのメールか」ということを判断しやすくなります。
以下に、表現集の例を載せてあります。
My name is Shinichi Mori from (= of) 〇〇.
昨日はお電話の時間を頂き、ありがとうございました。
Thank you for your time on the phone yesterday.
～についてのお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
Thank you for your inquiry about ～ .
・主文
メールの主題を書きます。例えば、確認事項や提案、そして督促など内容はさまざまです。相手が理解しやすいよう、要点をしっかりと明確にして書くことが大切です。また、具体的に相手に何か行動をしてもらいたい場合、必ずやり方や期限などを明記しておきましょう。
日本文でのメールの特徴として、一番言いたいことを最後に書くということがあります。一方、英語では、結論を先に書くことが大事です。それから理由や方法などを書いていくという順序でメール作成をしてください。
もし具体的に伝えるべきものが多い場合は、箇条書きにしたほうがわかりやすなる場合があります。例えば、商品名や価格、個数、日時、場所などをメールで書く場合がそれにあたります。
・結論
これは、日本文であれば「宜しくお願い致します」という結びの部分となります。ただ、英語にはこの「宜しくお願い致します」というあいまいな表現はありません。「何に対してよろしくなのか」がわからないからです。そのため、用件の確認や念押しなど、具体的な文章を書いてメールを締めくくります。以下にその例を挙げます。
I will contact you when the new information is available.
明日お会いできることを楽しみにしています。
I look forward to seeing you tomorrow.
お返事をお待ちしております。
I look forward to your reply.
より英語らしいメールを書くために
英語のメールでは、日本の礼儀は必要ありません。例えば、メールの文頭に書く「いつもお世話になっております」や、「益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」といった文章がそれにあたります。これを英語に訳すと、相手は「要点は何だ」と思ってしまいます。
そのため、英文メールでは要点だけを書くようにしましょう。日本人からしたら「少し冷たいのではないか」と思うかもしれませんが、それでよいのです。
また、日本で美徳とされている「謝る精神」も忘れてください。例えば、「お忙しいところ申し訳ありませんが」といったことは書かないでください。謝罪を述べる場合は、本当に自分に非があるときにしておきましょう。
最後に、主語の「I」と「We」の使い分けにも気をつけてください。基本的には、個人的な意見を述べる場合は「I」
を使います。一方、会社を代表とした言い方には「We」を使います。
このように、英文メールの書き方は日本と異なることがいくつかあります。日本企業で長く働いていた人にとって、自然なメールを書くことは時間がかかります。そのため、私のサイトで何度も英文メールについて復習をすることをお勧めします。