ビジネス英文Eメール例文:出張の手配依頼

ここでは、社内の人に出張先のホテルの予約をお願いするときに書くEメールを解説します。下記に例文を記します。

 

 英文

Dear John,
I am planning to visit the new construction site in Singapore next week.

 

Could you reserve a room at a hotel near the site for me? I’m going to stay fro three nights from the 15th.

 

Once it’s confirmed, please let me know the name, address, and phone number of the hotel.

 

Many thanks,
Tomoko Sasaki

 和文

ジョンさん
来週、シンガポールの新しい工事現場へ訪問予定です。

 

現場近くのホテルを予約してもらえますか?15日から3泊する予定です。

 

確定しましたら、ホテルの名前、住所、電話番号を教えてください。

 

宜しくお願いします。
佐々木 智子

上記の例文では「予約する」reserveという動詞を使っています。書き換え表現にmake a reservation forがありますが、ライティングではなるべく引き締まった文体が好まれます。そのため、なるべくコンパクトに表現するためにも、reserveのような1語で表せる単語を使用するのが望ましいです。

 

上記のような依頼のEメールを書く際、日本人は「お忙しいところ申し訳ありませんが~」と書くことが多いです。ただ、これを英語に直訳する必要はありません。謝るのは、こちら側に非があるとき以外にする行為と欧米では考えられているからです。

 

それでは、上記以外に使えるフレーズをいくつか紹介していきます。

 

~へ訪れることになっています。
I will be visiting
5月4日にロンドンで行われる役員会議に参加します。
I will be attending a board meeting in London on the 4th of May.

 

ホテルのシングルルームを3部屋予約していただけませんか?
Would you mind reserving three single rooms at a hotel?
明後日までにホテルの予約をしていただけるとありがたいです。
It would be grateful if you could reserve a hotel for me by the day after tomorrow.

 

レンタカーを手配していただけますか?
Could you arrange a rental car for me?

このように、頼み方には様々なフレーズが使われます。まだここに書ききれいていないフレーズもありますので、実際にネイティブによって書かれた表現を観察し、自分のものにしてしまうことが大切です。

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