ビジネス英文Eメールの書き方:本文の基本的なルール

ここでは、Eメールの本文に英語で文章を書くときのポイントを解説していきます。どれも英文メールを書くための基本的な内容ですので、ここでしっかりと勉強をしてください。

 

 基本的なルールをおさえる
それでは、英語でメールを入力するときの基本的なルールを説明していきます。

 

 ・文章は左に揃える
これは日本語と同じでもありビジネスの基本ですが、基本的には左揃えで文章を書いてください。例えば、以下のようなメールはきれいではありません。

 

Dear Sir or Madam,
I am writing to you regarding the purchase I made two days ago.
  The shipment of my order has not arrived yet, so could you tell me
if it has already been dispatched from the warehouse?
     I look forward to your reply.

 

  Yours sincerely,
  Taihei

このように、無意味なスペースが多い文章を避け、全て同じ位置から始まるようにしてください。

 

 ・1行の文字数を多くしすぎず、適切なところで改行をする
また、1行の長さを約70文字に抑えるようにしましょう。もし、これ以上長くなりそうであれば改行をしてください。また、段落をつけることにも留意してください。1段落につき、だいたい4文までが理想です。そして、段落と段落の間は1行あけることで、文章が読みやすくなります。

 

 ・大文字と小文字を使い分ける
これは英語の文章を書く上での基本ですが、最初の単語の頭文字は大文字にします。そして、それ以降の文章は基本的に小文字で書くことがルールです(固有名詞などは除く)。ただ、Eメールの中で単語や文章などを強調したい場合があります。そのときは、強調したい単語や文章を全て大文字にするか、アスタリスク(*)で囲みます。

 

This shipment must NOT be delayed.
This shipment must **not** be delayed. (アスタリスクは2つずつ打ちます)
例外的に、友人と携帯電話でチャットなどをする場合、文の初めの単語を小文字にすることがあります。ただ、ビジネスではしっかりと大文字で入力してください。

 

i can come on saturday. (IとSaturdayをそれぞれ小文字で打っています)
 ・文字化けに気をつける
相手が使っているパソコンによっては、文字化けすることもあります。例えば、あなたがアメリカ人にメールを送る場合、全角の英数字や②などは文字化けする可能性があります。そのため、メールを打つときは全て半角にする必要があります。

 

以上が、メール本文を書く上での基本的な注意事項となります。これらは全て、社会人であれば誰もが知っているべきルールです。そのため、1つでも上記で書いたことが欠けていれば、それだけでもあなたに対する信頼を落としかねません。こういった基礎をしっかりと理解し、外国人と良好な関係を築けるようになりましょう。

ホンモノ英語3つの秘密動画講座

知識ゼロの人でも日本語並に英語が使えるようになる同時通訳メソッドを公開中!

英会話で頻繁に使われるフレーズを無料で週3回配信!



ホンモノ英語の詳細を見る

コメントする