ここでは、相手から送られたアポイントの依頼に対して、断るときのEメールの書き方を解説していきます。
「英語は日本語と比べて直接的に物を言う」と思っている方は多いですが、ビジネスの場ではそのようなことはありません。相手に失礼な言い方にならないようにするための、いわゆるクッション言葉も英語には存在します。これを理解した上で、丁寧な英文Eメールを書けるように心がけてください。
それでは、アポイントを断るときの英文例を下に記します。
英文
Thank you for your email regarding the introduction of your new product.
Unfortunately, I’m very busy with many meetins planned for that day
and I don’t think I will be able to meet you.
I hope we can meet up at some point in the future.
Sincerely yours,
Ron Weasley
和文
御社の新商品の紹介についてメールを頂き、ありがとうございます。
申し訳ありませんが、その日はミーティングが重なっており
お会いすることが難しいです。
また別の機会にお会いできればと思います。
宜しくお願い致します。
ロン・ウィーズリー
上記で使われているクッション言葉はUnfortunately（申し訳ありませんが～）です。この単語は、以下の単語にも書き換えることが可能です。
Regrettably
I’m afraid (that)
それでは、下記にアポイントを断るときに使われる例文をいくつか列挙します。
I will not be in the office (= will be out of the office) as I will be on a business trip next week.
１０日～１３日まではスケジュールが埋まっております。
My schedule is tight from the 10th to the 13th.
先約があるため、お会いすることができません。
I’m afraid I will not be able to see you as I have a prior appointment.
上記のような断りの文章を書いたあとは、他の日程の提案を行うことも必要な場合があります。そのときは、下記のフレーズなどを使ってください。
I’m available on the 10th instead.
１５日であればお会いすることができます。
I can meet on the 15th.
以上で、結語（Sincerely yoursなど）を用いてEメールを終了します。このように、流れのあるEメールを書けるように心がけていきましょう。