ここでは、会社へ営業を行うとき、または取引先企業へ訪問するときにＥメールを送るときの書き方を説明します。
アポイントを取るときのＥメールでは、相手が初対面か面識があるかで最初の書き方が変わります。初めての人にメールを送るとき、必ず自己紹介から書きはじめるのが礼儀です。それでは、以下に例文を載せます。
英文
Subject: Visit to your company
Dear Mr. Weasley:
I am writing to you regarding the introduction of our new product. I was wondering it would be possible for us to meet and explain it to you. Please let me know a convenient date and time for us to have a meeting. I look forward to your reply.
Best regards,
Tatsuya Mori
和文
件名： 貴社訪問について
ウィーズリー様
弊社の新製品の紹介についてご案内させていただきたいのですが、
こちらに関して一度お会いして詳細を説明させていただくことは可能でしょうか？
ご都合のよろしい日時を教えていただけたらと思います。
返信をお待ちしております。
森 達也
上記の例文は、すでに面識のある人に送るときの文例です。初めての人に送る場合は、必ずMy name is Tatsuya Mori from ABC Company.というように自己紹介をしましょう。
I am writing to you regardingは、よく使われる表現です。「このメールの趣旨は何か」を伝えるときに、このフレーズを使います。regardingは前置詞であり、「～について」という意味です。
「面会をしたい」という旨を伝える場合は、上の例文のようにI was wondering it would be possible for us to do～を使います。was wonderingとit would beの部分は仮定法であり、かなり丁寧な表現となります。
これをI am wonderingやit is possibleとすると、ややストレートな言い方となります。これはクライアントなどには使うべきではなく、主に同僚間で使われる表現となります。
I was wonderingの書き換えとして、I would like to～も便利な表現です。
最後の段落では、具体的な日時について書かれています。上記の例ではPlease let me know a convenient date and timeと使っていますが、他にも下記のような書き方があります。
（時間）ほどお時間をいただくことは可能でしょうか？
Would you be able to spare me＋時間＋or so?
（日時）にお会いすることはできますか？
Could you see me＋日時？
以上が、アポイントを取るときのＥメールの書き方です。日本語のメールとは違い、要点だけをまとめた簡潔な英文メールを書くことを心がけましょう。