ここでは、Ｅメールの本文に英語で文章を書くときのポイントを解説していきます。どれも英文メールを書くための基本的な内容ですので、ここでしっかりと勉強をしてください。
基本的なルールをおさえる
それでは、英語でメールを入力するときの基本的なルールを説明していきます。
・文章は左に揃える
これは日本語と同じでもありビジネスの基本ですが、基本的には左揃えで文章を書いてください。例えば、以下のようなメールはきれいではありません。
I am writing to you regarding the purchase I made two days ago.
The shipment of my order has not arrived yet, so could you tell me
if it has already been dispatched from the warehouse?
I look forward to your reply.
Yours sincerely,
Taihei
このように、無意味なスペースが多い文章を避け、全て同じ位置から始まるようにしてください。
・１行の文字数を多くしすぎず、適切なところで改行をする
また、１行の長さを約７０文字に抑えるようにしましょう。もし、これ以上長くなりそうであれば改行をしてください。また、段落をつけることにも留意してください。１段落につき、だいたい４文までが理想です。そして、段落と段落の間は１行あけることで、文章が読みやすくなります。
・大文字と小文字を使い分ける
これは英語の文章を書く上での基本ですが、最初の単語の頭文字は大文字にします。そして、それ以降の文章は基本的に小文字で書くことがルールです（固有名詞などは除く）。ただ、Ｅメールの中で単語や文章などを強調したい場合があります。そのときは、強調したい単語や文章を全て大文字にするか、アスタリスク（*）で囲みます。
This shipment must NOT be delayed.
This shipment must **not** be delayed. （アスタリスクは２つずつ打ちます）
例外的に、友人と携帯電話でチャットなどをする場合、文の初めの単語を小文字にすることがあります。ただ、ビジネスではしっかりと大文字で入力してください。
i can come on saturday. （IとSaturdayをそれぞれ小文字で打っています）
・文字化けに気をつける
相手が使っているパソコンによっては、文字化けすることもあります。例えば、あなたがアメリカ人にメールを送る場合、全角の英数字や②などは文字化けする可能性があります。そのため、メールを打つときは全て半角にする必要があります。
以上が、メール本文を書く上での基本的な注意事項となります。これらは全て、社会人であれば誰もが知っているべきルールです。そのため、１つでも上記で書いたことが欠けていれば、それだけでもあなたに対する信頼を落としかねません。こういった基礎をしっかりと理解し、外国人と良好な関係を築けるようになりましょう。