ビジネス英文Eメールの書き方:宛先、件名と表現集

ここでは、英文Eメールの宛先と件名の書き方について解説をしていきます。書き方のフォーマットは大体決まっています。そのため、一度覚えてしまえば、英文Eメールを書くことはそれほど難しくはありません。それでは、以下にEメールを送るときに入力する必要項目の解説から行います。

 

 宛先
ここはそれほど詳しく説明は要らないと思いますが、宛先はEメール内の「TO」という欄に入力します。また、この「TO」の下に「CC」や「BCC」という欄があります。CCとはCarbon Copyの略です。これは、メールの内容をTO内に入力したアドレス以外の人に送るときの参照用や、やり取りの確認用として使われます。

 

BCCはBlind Carbon Copyの略です。この欄に記入されたアドレスは、TOやCCの人達は見ることができません(逆も同様です)。そのため、BCCやTO(またはCC)がお互いに知らない場合など、プライバシーの観点から使われます。

 

 件名
Eメールを送る際は、必ず件名(Subject)も入力するようにしましょう。送る相手によって、1日にたくさんのメールを受け取る人もいます。そのような人達のために、メールの内容をすぐに把握できるような件名をつけることが重要となります。
ここで、件名を英語で書くときの注意点を以下に記します。

 

件名は分かりやすさ重視で書く
about, the, aなどの前置詞や冠詞の使用はできるだけ避ける
相手のメールに返信するときは、最初の件名を変更しないようにする
重要または緊急性のあるメールを送るときは、IMPORTANTやURGENT(緊急)などを最初に入力する

反対に、件名に書くべきではない事柄をいくつか紹介します。これらはフレーズ自体があいまいなため、相手には迷惑メールと誤解することがあります。

 

Congratulations! (おめでとう!)
Hi! (こんにちは!)
Information (お知らせ)
Free (無料)
Call now (すぐに電話をください)

それでは、以下に件名に書く具体例をいくつかあげます。

新サービスに関する問い合わせ Inquiry about your news services
電話のお願い Request for your call
請求書番号1309 Invoice number 1309
発送の遅延についてのお詫び Apology for the shipment delay
HR会議のお知らせ HR meeting notification
来週の会議の変更 Change in the next week’s meeting
予約の確認 Reservation confirmation
郵送のキャンセル Shipment cancellation
~についてありがとう Thank you for~
連絡が遅くなってすみません Sorry for my late reply
訃報 Condolences
ちょっと質問 Quick question
~へのご招待 Invitation to~
~の手配 ~arrangements
内定おめでとうございます! Congratulations on your job offer!
~の送別会 Farewell party for
自己紹介 Self introduction

 

実際は、これ以外にもたくさんの件名の書き方があります。そのため、ネイティブの同僚や上司が実際に書いたEメールを保存しておき、自分用の例文集を作ることが大切です。

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