ビジネス英文Eメールの書き方:本文の基本的なルール

ここでは、Eメールの本文に英語で文章を書くときのポイントを解説していきます。どれも英文メールを書くための基本的な内容ですので、ここでしっかりと勉強をしてください。

 

 基本的なルールをおさえる
それでは、英語でメールを入力するときの基本的なルールを説明していきます。

 

 ・文章は左に揃える
これは日本語と同じでもありビジネスの基本ですが、基本的には左揃えで文章を書いてください。例えば、以下のようなメールはきれいではありません。

 

Dear Sir or Madam,
I am writing to you regarding the purchase I made two days ago.
  The shipment of my order has not arrived yet, so could you tell me
if it has already been dispatched from the warehouse?
     I look forward to your reply.

 

  Yours sincerely,
  Taihei

このように、無意味なスペースが多い文章を避け、全て同じ位置から始まるようにしてください。

 

 ・1行の文字数を多くしすぎず、適切なところで改行をする
また、1行の長さを約70文字に抑えるようにしましょう。もし、これ以上長くなりそうであれば改行をしてください。また、段落をつけることにも留意してください。1段落につき、だいたい4文までが理想です。そして、段落と段落の間は1行あけることで、文章が読みやすくなります。

 

 ・大文字と小文字を使い分ける
これは英語の文章を書く上での基本ですが、最初の単語の頭文字は大文字にします。そして、それ以降の文章は基本的に小文字で書くことがルールです(固有名詞などは除く)。ただ、Eメールの中で単語や文章などを強調したい場合があります。そのときは、強調したい単語や文章を全て大文字にするか、アスタリスク(*)で囲みます。

 

This shipment must NOT be delayed.
This shipment must **not** be delayed. (アスタリスクは2つずつ打ちます)
例外的に、友人と携帯電話でチャットなどをする場合、文の初めの単語を小文字にすることがあります。ただ、ビジネスではしっかりと大文字で入力してください。

 

i can come on saturday. (IとSaturdayをそれぞれ小文字で打っています)
 ・文字化けに気をつける
相手が使っているパソコンによっては、文字化けすることもあります。例えば、あなたがアメリカ人にメールを送る場合、全角の英数字や②などは文字化けする可能性があります。そのため、メールを打つときは全て半角にする必要があります。

 

以上が、メール本文を書く上での基本的な注意事項となります。これらは全て、社会人であれば誰もが知っているべきルールです。そのため、1つでも上記で書いたことが欠けていれば、それだけでもあなたに対する信頼を落としかねません。こういった基礎をしっかりと理解し、外国人と良好な関係を築けるようになりましょう。

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