ビジネス英文Eメールの書き方:頭語(最初の文章・敬辞)

ここでは、英文Eメールの頭語の書き方について解説をしていきます。頭語に関しては、ある程度パターンが決まっています。一度それを覚えてしまえば、それほど難しくはありません。

 

 頭語の書き方
頭語とは、メールの最初に書く敬辞の部分を指します。これは、日本語の「拝啓」や「前略」にあたるものです。基本的に、英文Eメールでよく使われる頭語は「Dear~」です。ただ、この単語を使わない場合もあります。

 

ちなみに、国によって頭語の最後にコンマをつける場合とそうでない場合があります。例えば、アメリカではコロン(:)を付け、イギリスや欧州ではコンマ(,)を付けます。ただ、現在はこういったルールにはそれほど厳しくはありません(イギリスでは、コンマを付けない人もいました)。

 

 ・Dearの頭語の書き方
それでは、Dearを使った頭語の書き方を見ていきましょう。Dearはかなりフォーマルな書き方であり、例えば初めてメールを送る相手や顧客などへメールを送るときに使います。Dearの使い方は、下記の通りです。

 

Dear+敬称(Mr.やMrs.、Professorなど)+相手の名字
(例) Dear Mr. Potter: (ポッター様)
2人以上に書く場合は、以下のようになります。

 

Dear+敬称+相手の名字 and もう一人の名字
(例) Dear Mr. and Mrs. Smith, (スミスご夫妻様)

Dearと一緒に敬称と組み合わせることはできませんので、注意が必要です。ちなみに、Mrs.は既婚者の女性に対して使われ、Miss.は未婚女性、Ms.は既婚か未婚か不明のときに使われます。ただ、ビジネスではMs.がよく使われます。

 

 ・親しい仲で使われる頭語の書き方
これは2種類あり、1回以上会ったことのある相手と、家族や友人、そして同僚などの親しい間柄が相手の場合です。

 

1回以上会ったことのある相手
Dear+相手の名前
(例) Dear Tom,
親しい間柄
(Hi / Hello)+相手の名前
(例) Hi Mark:
    Hello Mark:
    Mark:

日本人は、親しい間でもメールを打つときは名字を使います。ただ、英語で送る際は、名字を使わないほうがよいです。よそよそしく感じてしまうため、名前を使うようにしましょう。

 

 ・相手の名前や性別が分からないときの頭語の書き方
例えば、あなたが営業などで初めての企業へメールを送るとします。そのときは多くの場合、担当者の名前や性別が分からないものです。そのため、以下のような頭語を使ってください。

 

Dear Sir or Madam: (拝啓)

もし部署名または役職名がわかるのであれば、下のように表現することもできます。

 

Dear Finance Director, (経理部長様)

 ・複数人に送るときの頭語の書き方
不特定多数にメールを送るときは、以下のような書き方をします。

 

Dear Customer, (お客様各位)
Dear all, (皆様)
Hi / Hello all, 
All, 
Team,

頭語の説明はこれで以上です。覚えることはそれほど多くはないので、慣れてしまえばすぐに使いこなせるようになります。

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